Compliance bei Dataflor

Diese Compliance-Grundsätze gelten für alle Beschäftigten der DATAflor AG. Dazu gehören insbesondere Führungskräfte, Auszubildende, Praktikanten und sonstige für Dataflor tätige Personen.

Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ebenfalls rechtmäßiges und integres Verhalten. Eine rechtlich verbindliche Einbeziehung dieser Grundsätze erfolgt, soweit erforderlich, durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen.

Alle Beschäftigten sind verpflichtet,

• geltende Gesetze und interne Regelungen einzuhalten,
• geschäftliche Entscheidungen sachlich und unabhängig zu treffen,
• Korruption, Bestechung und unlautere Einflussnahme zu unterlassen,
• tatsächliche oder mögliche Interessenkonflikte offenzulegen,
• Unternehmensmittel ausschließlich für rechtmäßige betriebliche Zwecke zu verwenden und
• vertrauliche Informationen sowie personenbezogene Daten zu schützen.

Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung. Sie müssen durch ihr Verhalten Vorbild sein, klare Zuständigkeiten schaffen und Hinweisen auf mögliche Verstöße angemessen nachgehen.

Geldgeschenke und geldähnliche Vorteile dürfen weder angenommen noch angeboten oder gewährt werden. Dazu gehören insbesondere Bargeld, Gutscheine mit Bargeldcharakter, persönliche Provisionen, Rückvergütungen, private Darlehen und sonstige persönliche Zahlungen.

Auch andere Geschenke oder Vorteile dürfen eine geschäftliche Entscheidung weder tatsächlich beeinflussen noch den Eindruck einer solchen Einflussnahme erwecken.

Gelegentliche Werbe- und Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Wert von 50 Euro brutto dürfen angenommen oder gewährt werden, wenn sie

• sozial üblich und angemessen sind,
• transparent erfolgen,
• nicht mit einer Gegenleistung verbunden sind,
• nicht regelmäßig von derselben Person oder demselben Unternehmen gewährt werden und
• nicht im Zusammenhang mit einer laufenden Vergabe-, Einkaufs- oder Vertragsentscheidung stehen.

Die Wertgrenze ist eine interne Freigabegrenze und keine allgemeine rechtliche Zulässigkeitsgrenze.

Geschenke oberhalb dieser Grenze müssen vorab durch die zuständige Compliance-Stelle genehmigt werden. Nicht genehmigungsfähige Geschenke sind zurückzugeben. Ist eine sofortige Zurückweisung ausnahmsweise nicht möglich, muss das Geschenk unverzüglich gemeldet und bis zu einer Entscheidung sicher verwahrt werden.

Angemessene geschäftliche Bewirtungen sind zulässig, wenn ein nachvollziehbarer geschäftlicher Anlass besteht. Einladungen zu Freizeitveranstaltungen, Reisen, Übernachtungen oder Veranstaltungen mit überwiegendem Unterhaltungscharakter müssen vorab genehmigt werden.

Zuwendungen dürfen niemals gefordert werden.

Bei Kontakten zu Amtsträgern, Behörden, öffentlichen Einrichtungen und Mitarbeitern öffentlicher Auftraggeber gelten besonders strenge Anforderungen.

Geschenke, Einladungen oder sonstige Vorteile dürfen in diesem Zusammenhang nur gewährt werden, wenn sie eindeutig rechtlich zulässig und zuvor von der Compliance-Stelle genehmigt worden sind. Geld und geldähnliche Vorteile sind ausnahmslos untersagt.

Dies gilt auch für mittelbare Zuwendungen, beispielsweise über Angehörige, Vereine, Berater oder andere Dritte.

Ein Interessenkonflikt besteht, wenn persönliche, familiäre, finanzielle oder sonstige private Interessen eine geschäftliche Entscheidung beeinflussen könnten.

Beschäftigte müssen einen tatsächlichen oder möglichen Interessenkonflikt unverzüglich gegenüber ihrer Führungskraft oder der Compliance-Stelle offenlegen. Bis zur Klärung dürfen sie an der betreffenden Entscheidung nicht mitwirken.

Das gilt insbesondere bei Geschäften mit

• Angehörigen,
• Lebenspartnern,
• engen persönlichen Freunden,
• eigenen Unternehmen oder
• Unternehmen, an denen die beschäftigte Person einen maßgeblichen Einfluss besitzt.

Die Offenlegung eines Interessenkonflikts führt nicht automatisch zu einem Verbot des Geschäfts. Dataflor legt geeignete Maßnahmen fest, um eine unabhängige und transparente Entscheidung sicherzustellen.

Private Geschäfte mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern von Dataflor sind grundsätzlich zulässig. Beschäftigte dürfen dabei jedoch keine Sonderkonditionen oder Vorteile annehmen, die ihnen ausschließlich aufgrund ihrer Tätigkeit für Dataflor gewährt werden.

Eigene Beteiligungen an Wettbewerbern oder Geschäftspartnern müssen offengelegt werden, wenn daraus ein konkreter oder möglicher Interessenkonflikt entstehen kann. Reine Vermögensanlagen ohne Einflussmöglichkeit, insbesondere breit gestreute Fonds oder geringfügige Beteiligungen an börsennotierten Unternehmen, sind grundsätzlich nicht erfasst.

Informationen über Beteiligungen nahestehender Personen müssen nur mitgeteilt werden, soweit sie der beschäftigten Person bekannt sind und einen konkreten Interessenkonflikt begründen können.

Nebentätigkeiten sind vor ihrer Aufnahme anzuzeigen, wenn dies arbeitsvertraglich vorgesehen ist oder berechtigte Interessen von Dataflor betroffen sein können.

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn die Nebentätigkeit

• im Wettbewerb zu Dataflor steht,
• die arbeitsvertraglich geschuldete Leistung beeinträchtigen kann,
• gegen gesetzliche Arbeitszeitvorgaben verstößt,
• Unternehmensmittel oder vertrauliche Informationen betrifft oder
• zu einem Interessenkonflikt führt.

Eine Nebentätigkeit darf nur aus berechtigten betrieblichen oder gesetzlichen Gründen untersagt oder mit angemessenen Auflagen verbunden werden.

Niemand darf Beschäftigte dazu anweisen, anstiften oder unter Druck setzen, gegen Gesetze oder diese Compliance-Grundsätze zu verstoßen.

Rechtswidrige Weisungen müssen nicht befolgt werden. Betroffene Beschäftigte sollen sich unverzüglich an die Compliance-Stelle oder die interne Meldestelle wenden.

Unternehmensmittel dürfen nicht für Bestechung, verdeckte Zahlungen, private Vorteile oder andere rechtswidrige Zwecke eingesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob eigene Mittel, Mittel von Dataflor oder Mittel Dritter verwendet werden.

Eine mögliche persönliche Haftung richtet sich ausschließlich nach den gesetzlichen Bestimmungen und den arbeitsrechtlichen Grundsätzen des jeweiligen Einzelfalls.

Dataflor ermutigt Beschäftigte und andere Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von möglichen Verstößen erlangen, entsprechende Hinweise zu melden.

Hinweise können insbesondere folgende Sachverhalte betreffen:

• Korruption oder Bestechung,
• Betrug, Untreue oder Diebstahl,
• Verstöße gegen Datenschutz- oder Informationssicherheitsvorgaben,
• kartell- oder wettbewerbswidriges Verhalten,
• Diskriminierung oder erhebliche Belästigungen,
• Verstöße gegen Arbeitsschutz- oder Umweltvorschriften sowie
• andere erhebliche Gesetzes- oder Regelverstöße.

Die interne Meldestelle arbeitet unabhängig, unparteiisch und vertraulich. Mit der Bearbeitung werden nur fachkundige und hierzu befugte Personen betraut.

Der Eingang einer Meldung wird grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb der gesetzlichen Fristen eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen, soweit dadurch interne Untersuchungen oder die Rechte betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden.

Die Identität hinweisgebender Personen, betroffener Personen und sonstiger in einer Meldung genannter Personen wird im gesetzlich vorgesehenen Umfang geschützt. Eine Offenlegung erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist.

Hinweisgebende Personen dürfen wegen einer Meldung oder Offenlegung, die unter die gesetzlichen Schutzvorschriften fällt, nicht benachteiligt werden. Das gilt auch für die Androhung oder den Versuch einer Benachteiligung.

Voraussetzung für diesen Schutz ist insbesondere, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen zutreffend sind. Vorsätzlich falsche Anschuldigungen werden nicht toleriert und können rechtliche Konsequenzen haben.

Meldungen werden objektiv geprüft. Dabei gelten insbesondere die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit, der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Unschuldsvermutung. Auch die berechtigten Interessen der von einem Hinweis betroffenen Personen werden berücksichtigt.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden sich in den gesonderten Datenschutzinformationen für das Hinweisgebersystem:

Datenschutz

Die Gesamtverantwortung für Compliance liegt beim Vorstand der DATAflor AG.

Die operative Beratung, die Prüfung von Compliance-Fragen und die Bearbeitung von Meldungen werden der hierfür benannten Compliance-Stelle beziehungsweise der internen Meldestelle übertragen. Diese Stellen müssen über die erforderliche Fachkunde verfügen und ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können.

Beschäftigte werden regelmäßig über die Compliance-Grundsätze, Meldewege und Maßnahmen zur Korruptionsprävention informiert. Für besonders gefährdete Tätigkeitsbereiche können zusätzliche Schulungen und Freigabeprozesse vorgesehen werden.

Verstöße gegen Gesetze, arbeitsvertragliche Pflichten oder verbindliche interne Richtlinien können unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls angemessene Konsequenzen haben.

Dazu können insbesondere gehören:

• organisatorische oder prozessuale Maßnahmen,
• arbeitsrechtliche Maßnahmen,
• Schadensersatzansprüche,
• die Beendigung von Geschäftsbeziehungen sowie
• die Einschaltung zuständiger Behörden.

Arbeitsrechtliche Maßnahmen erfolgen unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen und des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes.

Diese Compliance-Grundsätze werden regelmäßig sowie bei wesentlichen rechtlichen oder organisatorischen Änderungen überprüft und bei Bedarf angepasst.

Stand: Juli 2026